News

| Tuesday, 12 October 2021 |
Written by 

เรียนรู้ปัจจัยเสี่ยงที่ทำให้การบริหารคลังสินค้าของธุรกิจต้องสะดุด

คลังสินค้า หรือที่จัดเก็บและพักวัตถุดิบ/สินค้าชั่วคราว เพื่อที่จะกระจายต่อไปยังจุดต่างๆ ซึ่งผู้ประกอบการหลายๆ ท่านอาจมุ่งเน้นแค่การขายสินค้าหรือบริการได้ และมองว่าหากมีวัตถุดิบ/สินค้าไว้ในคลังสินค้าจำนวนมากจะทำให้ได้เปรียบในการแข่งขันสามารถตอบสนองการผลิตของธุรกิจ และพร้อมให้บริการแก่ลูกค้าได้ทันเวลา แต่ผู้ประกอบการอาจลืมคำนึงถึงต้นทุนในการจัดเก็บวัตถุดิบ/สินค้า ที่เพิ่มมากขึ้นหากวัตถุดิบ/สินค้าเหล่านั้นไม่ได้ถูกนำมาใช้หรือปริมาณความต้องการสินค้าของลูกค้าลดลง รวมถึงต้นทุนต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นหากการบริหารจัดการคลังสินค้ามีปัญหา ดังนั้นผู้ประกอบการควรรู้ถึงปัจจัย/สาเหตุที่จะทำให้การบริหารคลังสินค้าของธุรกิจต้องสะดุด เพื่อหาจุดควบคุมภายในที่ดีของการบริหารจัดการคลังสินค้าของท่าน

โดยกิจกรรมหลักทั่วไปของคลังสินค้าอาจแบ่งได้เป็น 3 กิจกรรม คือ การรับเข้า การจัดเก็บ และการเบิก - จ่ายวัตถุดิบ/สินค้า

ปัจจัยเสี่ยงของ 3 กิจกรรมหลักที่ทำให้การบริหารคลังสินค้าของธุรกิจต้องสะดุด


1. การรับเข้าวัตถุดิบ
/สินค้า นับเป็นจุดเริ่มต้นของกิจกรรมการบริหารจัดการคลังสินค้า สามารถแบ่งเป็นกิจกรรมย่อยๆ ได้ดังต่อไปนี้

  • การตรวจรับ : อาจมีการรับเข้าวัตถุดิบ/สินค้าที่ไม่ตรงตามกับที่สั่งซื้อ เนื่องจากขาดจุดควบคุมที่กำหนดให้ต้องทำการตรวจรับวัตถุดิบ/สินค้า ตามใบส่งของ/ใบกำกับภาษี และสั่งซื้อ รวมถึงไม่มีการกำหนดจำนวน/ปริมาณ ขาด/เกินที่กิจการสามารถยอมรับได้ในการรับเข้าวัตถุดิบ/สินค้า เป็นต้น ส่งผลให้กิจการมีวัตถุดิบ/สินค้า หรือมีจำนวนไม่ตรงตามความต้องการใช้ และยังส่งผลต่อกระบวนการอื่นๆ ที่ต้องนำข้อมูลการรับเข้าวัตถุดิบ/สินค้าคงคลังไปใช้ในการวางแผนสั่งซื้อให้ทันต่อเวลา การผลิตให้เพียงพอต่อความต้องการ และการวางแผนกระจายสินค้า/บริการไปสู่ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

  • การตรวจสอบคุณภาพ : อาจมีการรับเข้าวัตถุดิบ/สินค้าที่ไม่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพก่อนจัดเก็บเข้าคลังสินค้า อาจเนื่องมาจากความต้องการใช้วัตถุดิบ
  • /สินค้าเร่งด่วน ทำให้ส่งผลต่อคุณภาพของสินค้า/บริการ และส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าได้ หากวัตถุดิบ/สินค้าที่ได้รับนั้นไม่มีคุณภาพตามมาตรฐาน

  • การจัดการวัตถุดิบหรือสินค้าที่คุณภาพไม่ผ่านตามมาตรฐาน : เมื่อมีการตรวจสอบคุณภาพของวัตถุดิบ/สินค้าที่รับเข้าคลังสินค้าแล้วพบว่ามีวัตถุดิบ/สินค้าที่คุณภาพไม่ผ่านตามมาตรฐาน อาจมีการนำวัตถุดิบ/สินค้าเหล่านั้นไปใช้ผลิตหรือให้บริการแก่ลูกค้าได้ เนื่องจากไม่มีการแบ่งแยกที่จัดวาง หรือไม่มีการติดป้าย/สัญลักษณ์บ่งชี้ของเสียหรือสินค้าไม่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพ นอกจากนี้ยังเป็นปัจจัยเสี่ยงที่ทำให้กิจการอาจมีการสั่งซื้อวัตถุดิบ/สินค้าที่ไม่ได้คุณภาพจากผู้ขายรายเดิมมาใช้อีก หากไม่มีกระบวนการควบคุมในเรื่องการจัดการข้อร้องเรียนเกี่ยวกับวัตถุดิบ/สินค้าที่ไม่ได้คุณภาพ การดำเนินการแก้ไข และติดตามสถานะการดำเนินการแก้ไขดังกล่าว


2. การจัดเก็บวัตถุดิบ/สินค้า
เมื่อมีการรับเข้าวัตถุดิบ/สินค้าเรียบร้อยแล้ว กิจกรรมถัดมาคือการจัดเก็บวัตถุดิบ/สินค้าเข้าคลังสินค้า ถือเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญของ

        การบริหารคลังสินค้า เพื่อความเป็นระบบ สะดวกต่อการใช้สอย ช่วยให้การดำเนินการต่างๆ ทำได้อย่างรวดเร็วและเกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด โดยผู้ประกอบการ

        ควรคำนึงถึงเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • พื้นที่ในการจัดเก็บวัตถุดิบ/สินค้า : หากพื้นที่หรือสภาพแวดล้อมของคลังสินค้าไม่เหมาะสมกับลักษณะวัตถุดิบ/สินค้าของกิจการ ก็อาจทำให้วัตถุดิบ/สินค้าได้รับความเสียหาย เก็บรักษาได้ไม่นาน หรืออาจทำให้อายุการใช้งานลดลงเร็วกว่าที่ควร เช่น สินค้าที่เหมาะกับสภาพอากาศที่เย็น ควรจัดเก็บในห้องเย็นหรือสถานที่ที่มีอุณหภูมิเหมาะสมต่อการเก็บรักษา สินค้าประเภทกระดาษ ควรจัดเก็บในสถานที่แห้งไม่มีความชื้น และอยู่ห่างจากวัตถุที่ก่อให้เกิดประกายไฟได้ง่าย เป็นต้น

  • การจัดระเบียบและแยกประเภทของวัตถุดิบ/สินค้า : การจัดเก็บวัตถุดิบ/สินค้าที่ไม่มีแบบแผนอาจทำให้ยากต่อการค้นหา เสี่ยงต่อการสูญหาย หรือเกิดความสับสนในการจัดเก็บและนำมาใช้ผิดได้ เนื่องมาจากกิจการยังขาดการควบคุมในเรื่องการจัดทำรูปแบบ (Layout) พื้นที่จัดเก็บที่เป็นระบบ การแบ่งแยกประเภทวัตถุดิบ/สินค้า การติดป้าย/สัญลักษณ์บ่งชี้ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ การค้นหาและนำมาใช้ได้อย่างถูกต้อง ทันเวลา

  • อุปกรณ์/เครื่องมือในการจัดเก็บวัตถุดิบ/สินค้า : อาจเป็นอีกปัจจัยที่ส่งผลให้การทำงานภายในคลังสินค้าเกิดความล่าช้า หากมีการเลือกใช้อุปกรณ์/เครื่องมือ เช่น ชั้นวางของ พาเลท กล่องเก็บของ เป็นต้น ที่ไม่เหมาะกับวัตถุดิบ/สินค้าของกิจการ ส่งผลให้อุปกรณ์/เครื่องมือเหล่านั้นเสื่อมสภาพ ไม่สามารถใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ รวมถึงอาจส่งผลต่อความปลอดภัยในการทำงานกับพนักงานอีกด้วย กิจการจึงควรมีการควบคุมในเรื่องของสภาพความพร้อมใช้งานของอุปกรณ์/เครื่องมือ และกำหนดให้มีการตรวจสภาพการใช้เป็นประจำ

  • การตรวจนับและจัดทำรายงานผลการตรวจนับ : เป็นอีกสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ เพราะอาจเสี่ยงในเรื่องของวัตถุดิบ/สินค้าสูญหาย รวมถึงเป็นการทบทวนอายุการใช้งานหรือการเคลื่อนไหวของวัตถุดิบ/สินค้าคงคลัง หากเสื่อมสภาพหรือล้าสมัยแล้วก็ควรมีจัดการนำออกจากคลังสินค้าหรือทำลายทิ้ง เพื่อลดต้นทุนการจัดเก็บที่ไม่จำเป็น ดังนั้นกิจการจึงควรมีการกำหนดรอบในการตรวจนับ และจัดทำรายงานผลการตรวจนับ เพื่อหาสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้น รวมถึงดำเนินการติดตามแก้ไข และเพื่อเป็นการหาแนวทางในการลดต้นทุนการจัดเก็บที่ไม่จำเป็น


3. การเบิก -จ่ายวัตถุดิบ/สินค้าออกจากคลังสินค้า
ผู้ที่มีหน้าที่ในการทำจ่ายวัตถุดิบ/สินค้าไม่ใช่แค่เพียงจ่ายวัตถุดิบ/สินค้าตามการขอเบิก เนื่องจากอาจมีความเสี่ยง

         ในเรื่องของการจ่ายวัตถุดิบ/สินค้าในจำนวน/ปริมาณที่ไม่เหมาะสม ไม่เป็นไปตามแผนการผลิตหรือความต้องการใช้ เช่น การเบิก - จ่าย วัตถุดิบเพื่อนำไปผลิตที่มาก

        เกินไป ทำให้จำนวนวัตถุดิบที่เกินนั้นไม่ได้ถูกนำไปใช้ผลิต และหากไม่มีการนำมาจัดเก็บเข้าคลังสินค้าทันที อาจทำให้วัตถุดิบนั้นได้รับความเสียหายไม่สามารถนำไปใช้

        ต่อได้ หรืออาจเกิดการสูญหายได้ กลายเป็นต้นทุนจมที่กิจการต้องสูญเสีย รวมถึงกรณีที่มีการเบิก - จ่ายที่น้อยเกินไปก็ทำให้กิจการเกิดต้นทุนที่สูญเปล่าของแรง

        งาน และเครื่องจักรที่ต้องหยุดทำงานเพราะวัตถุดิบไม่เพียงพอต่อการผลิต กิจการจึงควรมีการควบคุมในเรื่องการวางแผนการผลิตที่แม่นยำ รวมถึงการกำหนด

        บทบาทหน้าที่ผู้มีอำนาจในการพิจารณาและอนุมัติการเบิก - จ่ายวัตถุดิบ/สินค้าออกจากคลังสินค้า เพื่อให้มั่นใจว่าการเบิก – จ่ายวัตถุดิบ/สินค้าดังกล่าวได้รับการ

        พิจารณาและอนุมัติจากผู้มีอำนาจแล้ว


จากปัจจัยเสี่ยงทั้งหมดที่สามารถพบเจอได้จากระบบการบริหารคลังสินค้าที่ได้กล่าวมาข้างต้น ทำให้เห็นว่าหากกิจการไม่มีการควบคุมภายในที่เพียงพอ ก็อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจในหลายๆ ด้าน รวมถึงส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าได้ หากธุรกิจทั้งหลายหันมาให้ความสนใจในการบริหารจัดการระบบคลังสินค้าและสร้างกระบวนการควบคุมภายในที่เพียงพอ เชื่อได้ว่าจะช่วยเพิ่มขีดความสามารถและสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจได้อย่างแน่นอน

 

แหล่งข้อมูล

คลังสินค้าคืออะไร แหล่งข้อมูล https://www.mdsiglobal.com/warehouse/

ต้นทุนการจัดเก็บ แหล่งข้อมูล http://www.fmsconsult.com/th/news-event/knowledge/erp

ต้นทุนจม แหล่งข้อมูล https://greedisgoods.com/sunk-cost

ต้นทุนที่สูญเปล่า แหล่งข้อมูล https://www.proindsolutions.com


ผู้เรียบเรียง : นายลัทธวัฒน์ คงกะพัน   เลขานุการสำนักตรวจสอบภายใน

Last modified on Tuesday, 12 October 2021