News

| Wednesday, 18 August 2021 |
Written by 

ปัจจัยการคัดเลือกผู้ขายรายใหม่ของฝ่ายจัดซื้อ เพื่อลดความเสี่ยง

ฝ่ายจัดซื้อเป็นฝ่ายงานที่สำคัญของกิจการ และเป็นตัวขับเคลื่อนของห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) และโลจิสติกส์ (Logistic) ซึ่งเป็นส่วนหนี่งของกลยุทธ์ในการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของกิจการ การบริหารจัดการเริ่มแรกของกระบวนการจัดซื้อ คือการจัดซื้อวัตถุดิบ (Purchasing Materials) และการจัดหาวัตถุดิบ (Supply Materials) โดยฝ่ายจัดซื้อจะต้องทำการสรรหาและคัดเลือกผู้ขายเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของกิจการ และหากการคัดเลือกผู้ขายมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลทีดี จะส่งผลทำให้การควบคุมภายในของกิจการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น


ปัจจัยที่มีผลต่อการคัดเลือกผู้ขาย (Evaluate and Select Suppliers) ประกอบด้วย

 

1. ปัจจัยด้านราคา (Unit Price)

เป็นปัจจัยหลักที่สำคัญที่เป็นตัวบ่งชี้ในการคัดเลือกผู้ขาย (ซัพพลายเออร์) เนื่องจากราคาเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการแข่งขันอันนำมาซึ่งความได้เปรียบทางการค้า หากผู้ขายมีความสามารถในการนำเสนอราคาในระดับที่เหมาะสมหรือต่ำกว่าผู้ขายรายอื่นได้นั้น ย่อมแสดงให้เห็นถึงโอกาสในการแข่งขันด้านราคาเช่นกัน



2. ปัจจัยด้านคุณภาพสินค้า (Quality)

เป็นปัจจัยที่เป็นตัวชี้วัดความมีประสิทธิภาพของตัวสินค้าหรือวัตถุดิบ หากวัตถุดิบมีคุณภาพกิจการจะลดโอกาสในการผลิตสินค้าที่ไม่ผ่านคุณภาพได้ อันจะนำมาซึ่งความไว้วางใจและความเชื่อมั่นในตัวสินค้าที่ลูกค้ามีต่อเรา



3. ปัจจัยด้านทำเลที่ตั้ง (Location)

เป็นปัจจัยที่มีผลต่อการให้บริการหรือดูแลสินค้าของกิจการ หากผู้ขายทำเลที่ตั้งไกลจากกิจการ อาจทำให้ประสบปัญหาอื่นๆ ตามมา เช่น ค่าขนส่งที่สูงขึ้น เป็นต้น



4. ปัจจัยด้านระยะเวลาการสั่งซื้อและการจัดส่งสินค้า (Lead Time Ordering)

เป็นปัจจัยที่วัดประสิทธิภาพการดำเนินการของผู้ขาย หากระยะเวลาการสั่งซื้อและการจัดส่งสินค้าใช้เวลานาน ส่งผลให้กิจการมีต้นทุนในการเก็บรักษาที่สูงขึ้น



5. ปัจจัยด้านการให้บริการ (Service)

เป็นปัจจัยสนับสนุนสำหรับการตัดสินใจในการสั่งซื้อสินค้า หากผู้ขายมีการให้บริการที่มีคุณภาพและมีการให้บริการหลังการขาย จะช่วยให้การดำเนินงานของกิจการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 


อย่างไรก็ดีกิจการควรจะพิจารณาปัจจัยโดยรวมทั้ง 5 ตัวประกอบกัน ทั้งนี้เพื่อความเหมาะสมและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ในการจัดซื้อของกิจการภายใต้สภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันด้วย เนื่องจากผู้ขายหนึ่งรายอาจมีจุดแข็งในปัจจัยบางตัว เช่น เรื่องคุณภาพ สเปคสินค้า และการให้บริการ ในขณะที่ปัจจัยบางตัวก็อาจมีคุณสมบัติที่ด้อยกว่าผู้ขายรายอื่นเป็นต้น


ขั้นตอนถัดมาหากพิจารณาปัจจัยข้างต้นและทำการคัดเลือกผู้ขายรายใหม่ตามความต้องการได้แล้วนั้น ฝ่ายจัดซื้อจะต้องทำการขอเอกสารประกอบการขึ้นทะเบียนผู้ขายรายใหม่เพื่อตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ขาย อีกทั้งยังเป็นหลักฐานยืนยันว่ากิจการจะทำการค้ากับผู้ขายรายดังกล่าว โดยสามารถแบ่งประเภทของการขอเอกสารประกอบการขึ้นทะเบียนผู้ขายรายใหม่ได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้


ตารางที่ 1 เอกสารประกอบการขึ้นทะเบียนผู้ขายแยกตามประเภทผู้ขายและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นหากขาดเอกสารประกอบ

 

ประเภทผู้ขาย เอกสารประกอบการขึ้นทะเบียนผู้ขายรายใหม่ ความสำคัญของเอกสาร ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(1)   ผู้ขายรายใหม่ที่เป็นกิจการนิติบุคคล

 

 

 

   
  • สำเนาหนังสือรับรองนิติบุคคล

 

  •  เป็นเอกสารที่รับรองความมีตัวตนของกิจการนิติบุคคล เพื่อใช้ในการทำธุรกิจหรือธุรกรรมต่างๆ
  •  หากขาดเอกสารนี้จะส่งผลทำให้ไม่สามารถตรวจสอบความมีตัวตนของผู้ขายได้
  • สำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภพ.20)
  • เป็นหลักฐานสำคัญที่แสดงว่าผู้ขายรายนั้นได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตามกฎหมายเป็นซึ่งสำเนาเอกสาร ภพ. 20 จะมีรายละเอียดที่สำคัญ อาทิเช่น ชื่อผู้ขาย ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร เป็นต้น
  • หากขาดเอกสารสำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภพ.20) จะส่งผลทำให้กิจการไม่สามารถทราบเลขที่ผู้เสียภาษีอากรและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด
  • สำเนาบัญชีผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
  • แบบแสดงรายละเอียด บัญชีของผู้ถือหุ้น เพื่อที่แสดงว่าบุคคลใดเป็นเจ้าของกิจการ และจะต้องทำการตรวจสอบรายการที่เกี่ยวโยงกันด้วย
  • หากขาดเอกสารสำเนาบัญชีผู้ถือหุ้น (บอจ.5) และไม่มีการตรวจสอบรายการที่เกี่ยวโยงกัน อาจส่งผลให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์และการตัดสินใจของกิจการ
  • สำเนาหน้าหนังสือบัญชีธนาคาร (Book Bank)
  • เอกสารสำเนาหน้าหนังสือบัญชีธนาคาร เป็นหลักฐานยืนยัน
  • หากขาดเอกสารสำเนาหน้าหนังสือบัญชีธนาคารที่ไม่ผ่านการลงนามผู้มี
 
  • ช่องทางการจ่ายชำระเงิน อีกทั้งสำเนาหน้าหนังสือธนาคารควรจะต้องมีการลงนามของผู้มีอำนาจของฝั่งผู้ขายด้วย
  • อำนาจของฝั่งผู้ขาย  อาจส่งผลทำให้กิจการไม่มีหลักฐานการยืนยันช่องทางการจ่ายชำระเงินและเสี่ยงต่อการที่ฝ่ายขายของฝั่งผู้ขายนำบัญชีธนาคารของตนมาใช้แทนด้วย

 

 

 

 

(2)   ผู้ขายรายใหม่ที่เป็นกิจการบุคคลธรรมดา

 
  • สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
  • สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน เป็นเอกสารที่ยืนยันความมีตัวตนของผู้ขาย
  • หากขาดเอกสารสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้ขายส่งผลทำให้กิจการไม่สามารถตรวจสอบความมีตัวตนของผู้ขายได้
  • สำเนาหน้าหนังสือธนาคาร (Book Bank)
  • เอกสารสำเนาหน้าหนังสือบัญชีธนาคารที่มีการลงนามของผู้ขาย เป็นหลักฐานยืนยันช่องทางการจ่ายชำระเงิน ที่ผู้ขายให้กิจการจ่ายชำระเงิน
  • หากขาดเอกสารสำเนาหน้าหนังสือบัญชีธนาคาร อาจส่งผลทำให้กิจการไม่มีหลักฐานของช่องทางการจ่ายชำระเงิน

 

หากฝ่ายจัดซื้อพิจารณาปัจจัยการคัดเลือกผู้ขายรายใหม่และมีการตรวจสอบเอกสารประกอบการขึ้นทะเบียนผู้ขายรายใหม่ที่ผู้เขียนได้กล่าวไว้ข้างต้นเรียบร้อยแล้วนั้น ก็จะสิ้นสุดกระบวนการสรรหาและขึ้นทะเบียนผู้ขายรายใหม่ของฝ่ายจัดซื้อ และหากการดำเนินงานดังกล่าวมีเสถียรภาพ จะช่วยทำให้กิจการของท่านมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้นด้วย

ผู้เรียบเรียง : นายปัณณวิชญ์ บุญเลิศ ผู้ตรวจสอบภายใน บริษัท ตรวจสอบภายในธรรมนิติ จำกัด



เอกสารอ้างอิง

การจัดซื้อ แหล่งข้อมูล https://sites.google.com/site/karcadkarsoxupthan/

ปัจจัยด้านการให้บริการ แหล่งข้อมูล https://www.gotoknow.org/posts/492001

ปัจจัยด้านทำเลที่ตั้ง แหล่งข้อมูล https://www.proindsolutions.com/17397411

ต้นทุนในการเก็บรักษา แหล่งข้อมูล http://www.fmsconsult.com/th/news-event/knowledge/erp

วิไลภรณ์ สิงหาทอ. (2556). การคัดเลือกซัพพลายเออร์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

หนังสือรับรองนิติบุคคล แหล่งข้อมูล http://www.52accounting.com/199affivt.html

เอกสาร ภพ 20 แหล่งข้อมูล https://tanateauditor.com/pp20/

การตรวจสอบรายการที่เกี่ยวโยงกัน แหล่งข้อมูล https://www.set.or.th/th/regulations/simplified

 

 

Last modified on Wednesday, 08 September 2021