ข่าวสาร

เงินสดย่อย หมายถึง วงเงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการได้มีการเบิกเงินสดออกมาถือไว้เพื่อให้เกิดความสะดวกในการจ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนเงินเล็กน้อย และหรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ ที่ไม่คุ้มกับการเขียนเช็คสั่งจ่าย หรือผู้ขายขอรับชำระเป็นเงินสด เช่น ค่าอาหารว่างสำหรับการประชุม ค่าไปรษณีย์ เป็นต้น โดยจะกําหนดให้มีผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อยโดยตรง เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cashier)” ทำหน้าที่ควบคุมดูแลเงินสดย่อย จ่ายเงินสดย่อยให้กับผู้ขอเบิก เก็บเอกสารการจ่ายเงินสดย่อย รวมถึงการขอเบิกชดเชยวงเงินสดย่อยตามจำนวนที่มีการขอเบิกไปใช้เพื่อทำให้เงินสดย่อยมีจำนวนเท่ากับวงเงินที่กำหนดไว้

กระบวนการบริหารวงเงินสดย่อย มีรายละเอียด ดังนี้

1. การตั้งวงเงินสดย่อยเป็นขั้นตอนแรกที่กิจการจะต้องจัดทำ โดยเริ่มจากการกำหนดประเภทค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกใช้จากวงเงินสดย่อยได้ กำหนดจำนวนเงินที่สามารถเบิกใช้ได้
    ต่อครั้ง ผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่าย และหลักฐานประกอบการจ่ายให้ชัดเจนเพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดการทุจริตหรือการนำเงินไปใช้ที่ผิดวัตถุประสงค์ พร้อมทั้งกำหนดผู้รับผิดชอบ
    ในการทำหน้าที่รักษาเงินสดย่อย (Petty Cashier)  โดยบริษัทต้องสื่อสารนโยบายรวมถึงแนวทางปฏิบัติในการเบิกเงินสดย่อยให้พนักงานรับทราบโดยทั่วกัน  สำหรับการกำหนดจำ
    นวนวง เงินสดย่อยอย่างไรให้เหมาะสม แนะนำให้กิจการนำข้อมูลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในอดีตมาประกอบการพิจารณา รวมถึงความถี่ในการเบิกชดเชยในแต่ละรอบเพื่อเป็นข้อ
    มูลใน การกำหนดจำนวนเงินให้ครอบคลุมต่อค่าใช้จ่าย

2. การจ่ายเงินสดย่อย สำหรับการควบคุมการจ่ายเงินสดย่อย ควรมีการกำหนดแบบฟอร์ม “ใบเบิกเงินสดย่อย” เพื่อเป็นเอกสารหลักฐานการเบิกจ่าย และมีการตรวจสอบโดยต้นเรื่อง
    ก่อนทำการเบิกเงินสดย่อย เช่น เมื่อมีความประสงค์ในการขอเบิกเงินสดย่อย ผู้ขอเบิกจะต้องจัดทำ “ใบเบิกเงินสดย่อย”  และตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประเภทรายการที่
    อยู่ในค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกใช้จากวงเงินสดย่อยได้ตามที่บริษัทกำหนดหรือไม่ ก่อนแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับการเบิกเงินสดย่อย โดยผ่านการ
    ตรวจสอบและอนุมัติรายการจากผู้บังคับบัญชา  (ตามที่กำหนดในอำนาจอนุมัติของแต่ละบริษัท)  และทุกครั้งที่จ่ายเงินสดย่อย  ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องตรวจสอบเอกสารให้ครอบ
    คลุมเพื่อให้สามารถใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ก่อนประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในเอกสารทุกฉบับ และต้องบันทึกรายการจ่ายเงินสดย่อยใน “ทะเบียนคุมจ่ายเงินสดย่อย” พร้อมบันทึก
    อ้างอิงเลขที่เอกสารที่ “ใบเบิกเงินสดย่อย” เพื่อป้องกันการนำเอกสารเหล่านั้นกลับมาขอเบิกซ้ำอีกครั้ง จากนั้นจัดเก็บชุดเอกสารการเบิกเงินสดย่อยเข้าแฟ้มเรียงตามเลขที่เพื่อรอ
    การเบิกชดเชยเงินสดย่อย เมื่อถึงระยะเวลาที่ต้องเคลียร์เงินสดย่อย และ/หรือมูลค่าเงินสดย่อยคงเหลือที่กำหนด

3. การเบิกชดเชยเงินสดย่อย บริษัทควรกำหนดระยะเวลาที่ต้องเคลียร์เงินสดย่อย และหรือมูลค่าเงินสดย่อยคงเหลือที่ชัดเจนสำหรับการเบิกชดเชยเพื่อให้ทันต่อการใช้จ่ายเงินสด
    ย่อย และทุกครั้งที่มีการเบิกเงินชดเชยต้องจัดทำ “ใบสรุปการจ่ายเงินสดย่อย” โดยแนบ “ใบเบิกเงินสดย่อย”  และเอกสารประกอบการจ่ายเงินให้ครบถ้วนและถูกต้อง ทั้งนี้เพื่อเป็น
    ข้อมูลประกอบในการสอบทานความถูกต้องของรายการค่าใช้จ่าย และสำหรับการเบิกชดเชยเงินสดย่อยต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้บังคับบัญชาทุกครั้งก่อนนำส่งให้แผนกบัญชี
    บันทึกรับรู้รายการทางบัญชีและเบิกชดเชยเงินสดย่อยให้เท่ากับวงเงินที่กำหนดไว้

4. การปรับปรุงวงเงินสดย่อย ทุกปีกิจการต้องทบทวนความเหมาะสมของวงเงินสดย่อยทุกวงเงินเพื่อพิจารณาทบทวนถึงความเหมาะสมของวงเงินว่าเพียงพอต่อการใช้จ่ายเงินสด
    ย่อยหรือไม่  (โดยดูจากสถิติการใช้เงินสดย่อยในแต่ละเดือน)  หากพบว่าต้องมีการปรับปรุงวงเงินให้นำเสนอขออนุมัติปรับปรุงวงเงินสดย่อยเพิ่มขึ้น (ลดลง) ต่อผู้บริหาร  ทั้งนี้การ
    ปรับวงเงินต้องให้เหมาะสมกับการใช้เงินจริงและสะดวกต่อการดำเนินงานในรอบเวลานั้น ๆ

5. การเก็บรักษาเงินสดย่อยสำหรับเงินสดย่อยเป็นส่วนที่มีความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตได้ง่ายมากหากมีการปฏิบัติงานที่ไม่รัดกุม หรือไม่มีแนวทางในการเข้าตรวจสอบการปฏิบัติ
    งาน ขั้นแรกคือ ควรกำหนดให้การเก็บเงินสดย่อยต้องแยกจากเงินอื่น ๆ หรือเงินสดส่วนตัวของผู้รักษาเงินสดย่อย และต้องจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและมีกุญแจล็อก จากนั้นกำหนด
    ระยะเวลาในการเข้าตรวจสอบ และตรวจนับเงินสดคงเหลือทั้งนี้ความถี่ในการตรวจนับขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและลักษณะธุรกิจ โดยจะแบ่งการเข้าตรวจสอบ/ตรวจนับเป็น 2 แบบ 

        5.1 แบบที่ 1  กำหนดเป็นวันที่ชัดเจน  โดยกำหนดให้ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องตรวจนับเงินสดย่อยคงเหลือกระทบยอดกับเอกสาร ที่มีการเบิกเงินสดย่อยตามระยะเวลาที่ กำหนด
        เช่น ทุกเย็นวันศุกร์ หรือทุกวันที่ 15 ของเดือน เป็นต้น

        5.2 แบบที่ 2 กำหนดให้มีการสุ่มตรวจนับ (Surprise check)  โดยกำหนดให้แผนกบัญชีเป็นผู้ทำหน้าที่ในการเข้าตรวจนับ  เช่น ทุกเดือน หรืออย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง  สำหรับ
        การสุ่มตรวจนับ (Surprise check) เป็นแนวปฏิบัติที่สามารถตรวจสอบได้ว่าเกิดการทุจริต  ในการเบิกใช้วงเงินสดย่อยหรือไม่ เพราะผู้รักษาเงินสดย่อยไม่ทราบการเข้าตรวจนับใน
        แต่ละครั้ง

ปัจจุบันยังมีการควบคุมและการเก็บรักษาเงินสดย่อยที่นอกเหนือจากที่กล่าวข้างต้น คือ การจัดเก็บเงินในบัญชีธนาคาร ซึ่งในหลาย ๆ องค์กรจะไม่เน้นการเบิกเงินสดออกมาจัดเก็บไว้ แต่จะเป็นการโอนเข้าบัญชีของผู้ขอเบิกเงินสดย่อยแทน โดยทำการเปิดบัญชีประเภทสะสมทรัพย์ในชื่อพนักงานผู้ถือวงเงินสดย่อยโดยมีวัตถุประสงค์สำหรับไว้ใช้ในการเบิกชดเชย และในขณะเดียวกันผู้ถือวงเงินสดย่อยสามารถใช้ Internet banking ในบัญชีดังกล่าวได้เพื่อทำการถอนใช้วงเงินสดย่อยเฉพาะ

ข้อดีของการเปิดบัญชีจะทำให้สามารถกระทบยอดการเบิกชดเชยโดยตรวจสอบกับรายการฝาก และการเบิกจ่ายสามารถตรวจสอบกับรายการถอนในรายการเดินบัญชีธนาคารดังกล่าวได้ สำหรับวิธีนี้จะช่วยให้ลดการทำงานในการเข้าตรวจนับเงินสดคงเหลือร่วมกับผู้รักษาเงินสดย่อย

เมื่อพูดถึงการเปิดบัญชี และการทำรายการทางการเงินผ่านธนาคาร หลาย ๆ ท่านอาจมีข้อสงสัยว่าค่าธรรมเนียมการโอน หรือค่าธรรมเนียมรายปีหากเกิดขึ้นจะต้องทำอย่างไร ซึ่งหากเกิดค่าใช้จ่ายดังกล่าวผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องเบิกชดเชยผ่านวงเงินดังกล่าวและถือเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ฯ และกรณีที่เกิดดอกเบี้ยขึ้นก็ต้องถือเป็นรายได้อื่นของบริษัท ฯ เช่นกัน ซึ่งบริษัทควรกำหนดนโยบายในการจัดการสำหรับค่าธรรมเนียม และดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นให้ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน รายการดังกล่าวจะพบตอนที่เบิกชดเชยวงเงินสดย่อยอยู่แล้ว ซึ่งจะแสดงเป็นยอดผลต่างระหว่างวงเงินสดย่อยหักยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารหักเงินสดย่อยในมือและหักด้วยหลักฐาน/เอกสารประกอบการเบิกจ่าย ทั้งนี้สำหรับการเลือกใช้วิธีในการควบคุมการเบิกจ่ายเงินสดย่อยและการเก็บรักษาให้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้บริหาร และความเหมาะสมในแต่ละประเภทธุรกิจ

6. การปิดวงเงินสดย่อยเมื่อมีวงเงินสดย่อยที่ไม่ได้ใช้  กำหนดให้ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องจัดทำเอกสาร  “ใบขออนุมัติปิดวงเงินสดย่อย” โดยเสนอผู้บริหารลงนามให้ครบถ้วน  ก่อน
    ส่งเรื่องให้แผนกบัญชีเพื่อทำการติดตามเงินสดย่อยจากผู้รักษาเงินสดย่อย และทำการปรับปรุงข้อมูลวงเงินสดย่อยให้เป็นปัจจุบัน รวมถึงสื่อสารการปิดวงเงินสดย่อยให้พนักงานรับ
    ทราบโดยทั่วกัน

ตามข้อมูลที่กล่าวข้างต้นทั้งหมดนั้นเป็นการควบคุมที่ทุกท่านควรให้ความสำคัญ อย่างไรก็ตามเรื่องเงินสดย่อยควรมีการดูแลอย่างใกล้ชิด เพราะหลายๆ ครั้งจะพบการสั่งซื้อกรณีเร่งด่วน ซึ่งจ่ายผ่านระบบเงินสดย่อย ดังนั้นกิจการอาจจะกำหนดผู้รับผิดชอบในการติดตาม และสอบทานรายการสั่งซื้อที่อาจมีความไม่เหมาะสม และรายงานให้ผู้บริหารรับทราบอย่างต่อเนื่อง เพื่อหาแนวทางแก้ไข และป้องกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เรียบเรียงโดย นายธนากร ราชซุยแสน (ผู้ตรวจสอบภายในอาวุโส)

เอกสารอ้างอิง

ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash) แหล่งข้อมูล https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/90877 

การควบคุมภายในการบริหารความเสี่ยง  แหล่งข้อมูล http://capital.sec.or.th/webapp/corp_fin/datafile/69/2015/167300144501012015-03-19T1019_Internal_Control.PDF?ts=1426931555