ข่าวสาร

สืบเนื่องจากสภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันที่ไม่ค่อยดีนัก จึงขอยกตัวอย่างกรณีศึกษา เพื่อให้ทุกคนได้ตระหนักถึงการควบคุมภายในที่ดี การกำกับดูแล และการบริหารความเสี่ยง สำหรับช่วยป้องกัน/ค้นหา/แก้ไขความเสี่ยงที่อาจเกิดการทุจริตหรือลดความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น

กรณีศึกษา : การจัดงานเลี้ยงของบริษัท
        รายได้จากการจัดงานเลี้ยง โดยการขายบัตรเข้างาน ซึ่งบัตรเข้างานนั้นถูกพิมพ์ออกมาโดยไม่ได้ควบคุมจำนวนทั้งหมด จำนวนคงเหลือและจำนวนที่ขายได้ ผู้บริหารเป็นผู้จัดเก็บเงินสดจากการขายบัตร ส่วนค่าใช้จ่ายจัดงาน มีการจ้างร้านอาหาร จ้างตกแต่งสถานที่ จ้างวงดนตรีเครื่องเสียง โดยไม่ผ่านกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ผู้บริหารสามารถอนุมัติจ่ายได้เพียงคนเดียวโดยไม่ได้กำหนดวงเงิน (โดยใช้เงินสดจากการขายบัตรเข้างาน) ไม่ได้สรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการจัดงานเลี้ยง ไม่ได้จัดเก็บเอกสารประกอบการจ่ายค่าใช้จ่าย และทางบัญชีจะบันทึกเป็นรายได้ค่าจัดงานเลี้ยงสุทธิ (รายได้หักค่าใช้จ่าย) เท่านั้น ไม่ได้กำหนดระเบียบปฏิบัติในเรื่องดังกล่าว และมีการปฏิบัติแบบนี้สืบต่อกันมานานแล้ว
        ผู้อ่านพอจะนึกภาพออกไหมคะว่า กำไรจากการจัดงานเลี้ยงจะรั่วไหลออกไปได้อย่างไรบ้าง ทีนี้เรามาช่วยกันเสริมการควบคุมภายในในแต่ละจุดกันดีกว่าค่ะ
        เริ่มจาก สภาพแวดล้อมการควบคุม ควรกำหนดระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการขายบัตรเข้างานและการจัดซื้อจัดจ้าง โดยกำหนดแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีการตรวจสอบ จุดควบคุมที่สำคัญ หรือข้อควรระวังในแต่ละขั้นตอน และรายงานเพื่อการบริหารจัดการ จากนั้นควรกำหนดอำนาจอนุมัติการจัดซื้อ/จัดการและการจ่ายเงิน รวมถึงการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้รักษาเงินสดกับผู้อนุมัติ
        กิจกรรมควบคุมในส่วนของรายได้ ควรเริ่มจากการควบคุมจำนวนบัตรเข้างานทั้งหมดที่พิมพ์ออกมา (ระบุเลขที่/เล่มที่ มูลค่า วันที่เข้างาน) จากนั้นควรตรวจเช็คบัตรที่จำหน่ายกับรายได้ที่นำส่งเข้าธนาคารทุกวัน/ทุกสัปดาห์ (ความถี่ขึ้นอยู่กับปริมาณการขายต่อวัน) สุดท้ายเมื่อปิดการขาย ควรตรวจนับจำนวนบัตรคงเหลือร่วมกับฝ่ายบัญชี กระทบยอดบัตรที่ขายเปรียบเทียบกับรายได้ที่ได้รับทั้งหมด ส่วนบัตรที่เหลือควรจะขีดฆ่าทำลาย เพื่อป้องกันการนำไปใช้
        กิจกรรมควบคุมในส่วนของค่าใช้จ่าย การจัดซื้อจัดจ้างควรผ่านกระบวนการคัดเลือกและเปรียบเทียบราคาระบบจัดซื้อ การกำหนดระดับการอำนาจอนุมัติแยกตามประเภทค่าใช้จ่ายและวงเงิน (ไม่ควรให้คนคนเดียวสามารถอนุมัติรายการได้โดยไม่จำกัดวงเงิน) การจ่ายเงินควรจ่ายผ่านเช็คหรือระบบโอนเงิน (ส่วนเงินสดใช้ให้น้อยที่สุด เฉพาะรายการย่อยเท่านั้น และควรกำหนดให้ชัดว่ารายการประเภทใดที่ให้ใช้เงินสดได้) การจัดเก็บเอกสารหลักฐานประกอบการจ่ายเงินให้ครบถ้วนทุกรายการ และการบันทึกบัญชีแยกตามรายการที่เกิดขึ้นจริงไม่บันทึกเป็นยอดสุทธิ เพื่อสามารถสอบกลับได้
        สารสนเทศและการสื่อสาร การจัดทำรายงานสรุปรายได้และค่าใช้จ่ายในการจัดงาน เพื่อใช้วัดผลความสำเร็จในการจัดงาน

เป็นอย่างไรกันบ้างคะกับกรณีศึกษานี้ หากผู้อ่านมีความเห็นเพิ่มเติมสามารถแลกเปลี่ยนกันได้นะคะ ทั้งนี้ทุกคนอย่าลืมช่วยกันตรวจเช็กสุขภาพของบริษัทท่าน ช่วยกันเป็นหูเป็นตา บริษัทอยู่ได้ เราก็อยู่ได้ การควบคุมภายในเป็นเรื่องที่ทุกคนควรมีส่วนร่วม หวังว่าทุกคนจะผ่านวิกฤตในตอนนี้ไปได้ด้วยดีค่ะ

ชื่อผู้เขียน กรกช วนสวัสดิ์ ตำแหน่ง รองประธานกรรมการบริหาร บจ. ตรวจสอบภายในธรรมนิติ