News

| Monday, 03 August 2020 |
Written by 

การวางระบบกับการควบคุมภายใน ตามมาตรฐานบริษัทในตลาดหลักทรัพย์ (ตอนจบ)

หลังจากที่ได้การพูดถึง ความจำเป็นของการจัดทำบัญชีและวางระบบบัญชีในองค์กรธุรกิจ ความความสัมพันธ์กันที่แยกไม่ออกของการวางระบบบัญชีและการควบคุมภาย รวมถึงการควบคุมภายในตามแนวคิด COSO ไปแล้ว ในตอนนี้ผู้เขียนจะชี้ให้เห็นถึง 17 ข้อองค์ประกอบย่อยจาก 5 องค์ประกอบหลัก COSO และสรุปความเชื่อมโยงของการวางระบบบัญชีกับการควบคุมภายในเพื่อความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นนั่นเองค่ะ

 

สำหรับการรายงานผลการประเมินและการสั่งการแก้ไขต้องจัดทำรายงานผลการประเมินที่สำคัญเสนอผู้บริหารที่รับผิดชอบ เช่น การจัดทำรายงานแสดงผลความคลาดเคลื่อนของการดำเนินงานเป็นระยะๆ

และจากข้อมูลองค์ประกอบหลักดังกล่าว จะแบ่งออกเป็น 17 ข้อองค์ประกอบย่อย สรุปได้ดังนี้

 

องค์ประกอบหลัก องค์ประกอบย่อย สิ่งที่ธุรกิจควรมี/ต้องปฏิบัติ
1. สภาพแวดล้อมการควบคุม (Control Environment)



 
    
1. การตระหนักในความซื่อสัตย์และจริยธรรม
  • จริยธรรมในการดำเนินธุรกิจ
  • หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี
  • ข้อบังคับการทำงานของบริษัท
2. การกำหนดความรับผิดชอบในการบริหารจัดการภาพรวมองค์กร
3. การกำหนดโครงสร้าง อำนาจ และความรับผิดชอบ
  • ผังโครงสร้างองค์กร / ฝ่ายงาน
  • อำนาจอนุมัติ/อำนาจดำเนินการ
  • เอกสาร Job Description

4. การตระหนักในความรู้ความสามารถ
  • การฝึกอบรมพัฒนาพนักงาน
  • แผนสืบทอดผู้บริหาร
 
5. การส่งเสริมความรับผิดชอบในหน้าที่
 2. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)    6. การกำหนดเป้าหมายอย่างเหมาะสม  
  • เป้าหมายของธุรกิจ (Goal)
  • วิสัยทัศน์ (Vision)
  • พันธกิจ (Mission)
  • ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (KPI)
 7. การระบุและวิเคราะห์ความเสี่ยง
  •  คณะกรรมการบริหารความเสี่ยง หรือทีมบริหารความเสี่ยง  
8. การประเมินความเสี่ยงการทุจริต
  • ทะเบียนความเสี่ยงของระดับฝ่ายงาน
  • แผนบริหารความเสี่ยงระดับองค์กร
9. การระบุและวิเคราะห์ความเปลี่ยนแปลง
  • การรายงานผลการกำกับติดตามงานตามแผนบริหารความเสี่ยง
 3. การควบคุมการปฏิบัติงาน (Control Activities)   10. การกำหนดและพัฒนากิจกรรมการควบคุม
  • มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างเพียงพอเหมาะสมตามหลักการควบคุมภายในที่ดี
  • มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานในกิจกรรมที่สำคัญ
11. การกำหนดและพัฒนาการควบคุมทั่วไปทางเทคโนโลยี
  •  IT General Control
12. การปฏิบัติตามนโยบายและระเบียบการปฏิบัติงาน
  • มีการบันทึกข้อมูล/จัดเก็บหลักฐานอย่างเพียงพอฃ
  • มีการอนุมัติรายการอย่างเหมาะสม (ผู้สอบทาน / ผู้อนุมัติ/ ข้อมูลหรือหลักฐานประกอบ)
  • มีการควบคุมสินทรัพย์เหมาะสม (การบันทึกข้อมูล/การควบคุมความมีตัวตน)
 4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล (Information & Communication)    13. การใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน
  • มีการจัดทำรายงานในกิจกรรมที่สำคัญให้ผู้บริหาร / ฝ่ายงานที่เกี่ยวข้องทราบอย่างสม่ำเสมอ
14. การสื่อสารภายในองค์กร
  • มีการจัดประชุม (ความถี่/บันทึกการประชุม) /ช่องทางรับเรื่องร้องเรียน
15. การสื่อสารภายนอกองค์กร
  • Website
  • Whistleblowing(มาตรการในการแจ้งเบาะแส)
 5. ระบบการติดตาม (Monitoring Activities)  16. การติดตามผลการปฏิบัติงานต่อเนื่อง
  •  มีการรายงานผลการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับเป้าหมายให้ผู้บริหาร / ฝ่ายงานที่เกี่ยวข้องทราบอย่างสม่ำเสมอ
  • KPI
  • การทบทวนคู่มือการปฏิบัติงาน
17. การประเมินและสื่อสารข้อควรปรับปรุง
  • มีการจัดประชุม (ความถี่/บันทึกการประชุม) /ช่องทางรับเรื่องร้องเรียน

 

ระบบการควบคุมภายในที่ดีเกิดขึ้นได้ เมื่อ

  • ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญ ปฏิบัติตนให้เป็นแบบอย่างที่ดี และมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดนโยบายและมาตรการการควบคุมขององค์กร
  • เป็นกระบวนการที่รวมไว้หรือเป็นส่วนหนึ่งในการปฏิบัติงาน
  • ได้รับความร่วมมือจากบุคลากรทุกคนภายในองค์กร
  • ติดตามผลการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ
  • ปรับปรุงมาตรการควบคุมต่างๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

ประโยชน์ของการควบคุมภายใน

  • เป็นเครื่องมือช่วยผู้บริหารในการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน
  • การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • การใช้ทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดและคุ้มค่า
  • ข้อมูลและรายงานทางการเงินถูกต้อง ครบถ้วน และเชื่อถือได้
  • การปฏิบัติงานในขั้นตอนต่างๆ เป็นไปอย่างมีระบบ ถูกต้องเหมาะสมและอยู่ในกรอบของกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
  • ป้องกันโอกาสเสี่ยงที่อาจเกิดความผิดพลาดในการดำเนินงานขององค์กร

 

 

ความเชื่อมโยงของการวางระบบบัญชีกับการควบคุมภายใน

จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ถึงความสัมพันธ์ระหว่างระบบบัญชีและการควบคุมภายในในทุกทุกขั้นตอน จึงกล่าวได้ว่า ระบบบัญชีที่ดีจะก่อให้เกิดการสอบยันของการปฏิบัติงานภายใน และการตรวจสอบภายในระบบกันเอง และในขณะเดียวกันการควบคุมภายในที่สมบูรณ์นั้น จะก่อให้เกิดระบบการทำงานที่ดี ถ้าส่วนหนึ่งส่วนใดบกพร่อง การที่จะทำให้อีกส่วนหนึ่งดีนั้นเป็นเรื่องยาก

ดังนั้นผู้ที่จะวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะต้องคำนึงถึงหลักการจัดระบบต่างๆ ให้ครอบคลุมถึงวิธีการปฏิบัติงาน การควบคุมภายใน และความเหมาะสมในการปฏิบัติงาน และเกิดระบบการทำงานที่รัดกุม รวมถึงการสอบยันที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ซึ่งสามารถนำมาสรุปความสัมพันธ์ในการดำเนินการได้ดังนี้

 

องค์ประกอบ COSO

การวางระบบบัญชี

1. สภาพแวดล้อมการควบคุม (Control Environment)

เพื่อให้สอดคล้องกับธุรกิจ มีความยืดหยุ่นแต่ไม่รัดกุม และเสริมสร้างประสิทธิภาพของการวางระบบบัญชี จึงต้องจัดทำผังการแบ่งงาน(OrganizationChart)ไว้อย่างชัดเจน ทำให้เห็นภาพรวมของกิจการได้ มีการกระจายอำนาจในการอนุมัติตามสายการบังคับบัญชาตามการผังงาน(Flowchart)เรียกว่า จุดการตัดสินใจ หรือ Diamond Shape ที่แสดงด้วยรูปภาพ  


2. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

ก่อนการวางระบบบัญชี ผู้วางจะต้องทำการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่มีการปฏิบัติงานในปัจจุบัน และนำมาวิเคราะห์หาช่องว่างที่ทำให้เกิดการผิดพลาด หรือที่เรียกกันว่า Gap Analysis ก่อนที่จะดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

3.กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)

 

ถือเป็นหัวใจสำคัญที่ต้องมีการจัดวางให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริงและป้องกันจุดรั่วไหลที่อาจเกิดขึ้น ดังนี้

1)   การกำหนดทางเดินของงาน ทางเดินของงานและเอกสารที่เหมาะสมจะทำให้การปฏิบัติงานตามระบบบัญชีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าผู้วางระบบบัญชีไม่มีความรู้ด้านการบริหาร ก็จะไม่สามารถกำหนดทางเดินของงานให้สอดคล้องกับผังทางเดินเอกสารตามระบบบัญชีได้

2)    การจัดบุคคลเข้าทำงานในตำแหน่งต่างๆ ให้เหมาะสม

3)    การคัดเลือกเข้าทำงานตามระบบบัญชี

4)    การแบ่งแยกหน้าที่การทำงานได้อย่างชัดเจน สามารถที่จะระบุหน้าที่ ลักษณะงานที่จะต้องทำ เอกสารที่จะต้องใช้รวมถึงความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานในขั้นตอนการดำเนินงานที่สำคัญ ควรระบุได้ถึงอำนาจการดำเนินงานต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท หรือเอกสารใดๆ ที่จะให้ตรวจสอบได้ว่าใครมีหน้าที่อะไร อย่างไร แค่ไหน รวมถึงรายการที่เกิดขึ้นจะต้องมีการอนุมัติโดยผู้ที่ได้รับมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบจากกิจการ ตามความเหมาะสมกับความสำคัญของรายการที่เกิดขึ้น การดำเนินการดังกล่าวจะต้องมีการลงนามให้สามารถทราบได้ในภายหลังว่าใครเป็นคนทำ

5)   การบันทึกและเป็นตัวแทนของการดำเนินงานในขั้นตอนต่างๆ ของบริษัทอย่างครบถ้วน การบันทึกบัญชีดังกล่าวไม่จำเป็นว่าจะต้องทำการบันทึกผ่านสมุดบัญชีทั้งหมด แต่อาจจะเป็นรายการที่เกิดขึ้นจากรายงานการทำงานในแผนกอื่น ที่ฝ่ายบัญชีสามารถนำผลสรุปมาใช้ในการทำงานได้

6)   ทรัพย์สินของบริษัท ได้มีการเก็บรักษาทรัพย์สินเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบและสามารถบ่งชี้ทรัพย์สินได้อย่างชัดเจนมีกระบวนการที่ครอบคลุมถึงการจำหน่าย-จ่าย-โอนทรัพย์สิน อาจจะรวมถึงการบำรุงรักษา และมีการประกันภัยความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นจากความเสียหายจากอุบัติเหตุที่คาดไม่ถึงต่างๆ อย่างเพียงพอ และต้องมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจของกิจการตามลำดับความสำคัญที่เหมาะสมเท่านั้น

7)    มีความสอดคล้องกับกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจตามสภาพข้อเท็จจริงการวางระบบบัญชีควรจะวางหลังจากที่มีการวางโครงสร้างทางภาษีและโครงสร้างทางการบริหารจัดการแล้ว เพื่อที่จะให้การจัดทำบัญชีเป็นไปโดยสอดคล้องกับการดำเนินงานด้านภาษีและการบริหารงาน นั่นหมายความว่า ผู้บริหารจะต้องมีความชัดเจนพอสมควรในเรื่องแนวทางในการดำเนินธุรกิจ เพื่อที่จะให้ระบบบัญชีเป็นไปตามความต้องการของผู้บริหาร

4.ข้อมูลสารสนเทศ และการสื่อสารในองค์กร (Information and Communication)

  • เอกสารที่จัดทำขึ้นมีเพียงพอต่อการดำเนินงานและความต้องการของแผนกที่เกี่ยวข้อง มีวิธีการจัดเก็บข้อมูลเอกสารหรือรายการบันทึกบัญชีที่เกิดขึ้นไว้ให้ครบถ้วน ต้องมีความปลอดภัยจากการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ โดยผู้ที่ไม่สมควรอย่างเพียงพอ รวมถึงความปลอดภัยจากความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นกับข้อมูล และหากมีการนำข้อมูลออกไปใช้ควรจะมีร่องรอยที่สามารถตรวจสอบได้ว่าใครนำไปใช้เมื่อไร และมีการกำหนดวิธีการระยะเวลาการจัดเก็บ และเวลาที่ต้องทำการทำลายให้ชัดเจน
  • ทำให้ผู้บริหารสามารถได้รายงานทางบัญชี เช่น งบการเงินหรือรายงานการเงินต่างๆ ที่มีการเสนอต่อผู้บริหารตามรูปแบบที่ผู้บริหารต้องการอย่างเพียงพอในเวลาที่เหมาะสม

5. การติดตามและประเมินผล (Monitoring)

สิ่งสุดท้ายที่ขาดไม่ได้เพราะหากขาดไปจะทำให้ระบบการควบคุมภายในไม่สมบูรณ์ ดังนั้น

  • ต้องมีการวางโครงสร้างที่ดีเพียงพอสำหรับการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง เรื่องนี้น่าจะเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด เพราะไม่มีระบบบัญชีใดที่สมบูรณ์แบบ และป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดโดยเหมาะสมกับสภาพขององค์กร ในขณะที่กำลังวางระบบบัญชีอยู่ รวมถึงการพัฒนาและการเปลี่ยนแปลง ความพยายามในการหลีกเลี่ยงการทำตามเวลาที่เหมาะสม หากไม่มีการวางโครงสร้างไว้อย่างเพียงพอจะต้องรื้อใหม่ทั้งระบบ
  • มีการควบคุมความถูกต้องในการบันทึกในสมุดบัญชี การคำนวณออกยอด หรือการคำนวณอื่นใด ในรายการบัญชีหรือเอกสารต่างๆ ทั้งหมด จะต้องมีการตรวจสอบเอกสารที่เกิดขึ้น รายการราคา จำนวนมูลค่าที่เกิดขึ้นทั้งหมดได้ถูกตรวจสอบ โดยละเอียดและมีการรับรองโดยผู้ที่มิใช่เป็นผู้ทำรายการเป็นผู้ตรวจสอบ
  • ยอดตามบัญชีต่างๆ ที่เกิดขึ้นจะต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ มีการสอบยันระหว่างกัน โดยอาจจะมีการตรวจสอบเป็นระยะ หรือโดยเปรียบเทียบกับตัวเลขจากข้อมูลที่ได้จากหน่วยงานอื่นในกิจการอย่างเดียวกันแต่ต้องแน่ใจได้ว่ายอดตามบัญชีต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้มีการตรวจสอบในระยะเวลาที่เหมาะสม และมีการตรวจสอบโดยไม่มีการตกหล่น เพื่อป้องกันการทุจริตและการไม่ทำตามระบบอย่างมีประสิทธิภาพอย่างเพียงพอ มีการตรวจเช็คการใช้งานหรือการดำเนินงานอย่างมีเหตุผล หากมีการทุจริตเกิดขึ้นจะทราบได้เร็วและเกิดความเสียหายที่ไม่มาก

 

เพื่อให้ธุรกิจได้รับประโยชน์จากการวางระบบบัญชีได้มากที่สุด

คุณสมบัติของผู้วางระบบบัญชี

1. คุณสมบัติทางด้านวิชาการ คือ มีความรู้ทางด้านวิชาการทั้งภาคทฤษฎีและปฏิบัติเป็นอย่างดีได้แก่

  • หลักวิชาการบัญชีทุกประเภท
  • หลักการบริหารงาน
  • ด้านกฎหมาย

2. คุณสมบัติเฉพาะตัว ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่อาจจะไม่มีตำราให้เรียนโดยเฉพาะ แต่จะเกิดจากความสนใจ มุ่งมั่นในการฝึกฝนให้เกิดความชำนาญ ซึ่งคุณสมบัติเฉพาะตัวได้แก่

  • ความเชื่อมั่นในตนเอง
  • ความสามารถในการจูงใจคน
  • มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
  • สามารถนำความรู้ทางวิชาการมาอธิบายให้ผู้อื่นเข้าใจ
  • เข้าใจการใช้เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ได้ดี

 

ทางผู้เขียนหวังว่าบทความครั้งนี้คงเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการวางระบบบัญชีให้มีความเชื่อมโยงกับระบบการควบคุมภายใน จะเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพก็ดีหรือเป็นการเตรียมระบบให้มีความพร้อมสำหรับการเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยในอนาคต

 

หากท่านมีความประสงค์จะปรึกษาเรื่องวางระบบบัญชีให้มีความเชื่อมโยงกับระบบการควบคุมภายในเพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ หรือต้องการเตรียมพร้อมสำหรับการเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลได้ที่เบอร์ 02-596-0500 ต่อ327 หรืออีเมล์ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. หรือผ่านทาง Facebook Dharmniti.InternalAudit 

_______________________________________________

 

ผู้เขียน: ลภัสรดา เลิศภานุโรจ รองประธานกรรมการบริหารบริษัท ตรวจสอบภายในธรรมนิติ จำกัด

หมายเหตุ : บทความ “การวางระบบกับการควบคุมภายในตามมาตรฐานบริษัทในตลาดหลักทรัพย์” เผยแพร่ครั้งแรกใน วารสารเอกสารภาษีอากร ใส่ links http:// bit.ly/taxmag-dhg   ฉบับมิถุนายน 2563